Trudności w otrzymaniu płatności od kontrahentów, stały się już naturalnym elementem biznesowego krajobrazu, chociaż wcale nie musi tak być. Na pewno znasz te sytuacje kiedy to kolejne rozmowy nie przynoszą oczekiwanych rezultatów, a uspokajające zapewnienia, że niezwłocznie otrzymasz swoje środki, nie mają odzwierciedlenia w rzeczywistości.
Jeśli zatem chcesz mieć wpływ na dłużników zalegających z płatnościami za faktury, istnieje kilka sposobów pozwalających to uzyskać.
Jednym z bardziej skutecznych – zwłaszcza gdy zawiodą inne opcje miękkiej windykacji – jest przedsądowe wezwanie do zapłaty. Dowiedz się kiedy możesz się nim posłużyć, jak je przygotować i skąd bierze się jego skuteczność.
Czym jest przedsądowe wezwanie do zapłaty?
Przedsądowe wezwanie do zapłaty jest oficjalnym pismem, które kieruje wierzyciel lub firma windykacyjna w imieniu wierzyciela do dłużnika, zawierającym żądanie spłaty długu. Jak sama nazwa wskazuje, stanowi ono ostatnią czynność jaką należy wykonać przed skierowaniem sprawy na drogę postępowania sądowego.
Jego celem jest poinformowanie dłużnika o stanie zobowiązania i wskazanie ostatecznego terminu spłaty długu. Wezwanie stanowi element windykacji polubownej, czyli takiej, w której co do zasady posługujemy się perswazją i negocjacjami, w celu uniknięcia wejścia na drogę postępowania sądowego. Co ciekawe, jego kształtu nie precyzują szczegółowe wytyczne ustawodawcy.
Ma formę umowną, natomiast istnieją dobre praktyki zgodnie z którymi należy taki dokument przygotować. Taki stan rzeczy jest korzystny z punktu widzenia wierzyciela, ponieważ istnieje możliwość przygotowania tego dokumentu we własnym zakresie.
Dlaczego przedsądowe wezwanie do zapłaty jest takie skuteczne?
Skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego, to scenariusz którego dłużnik z oczywistych względów będzie chciał uniknąć.
Po pierwsze postępowanie sądowe dla dłużnika, będzie skutkowało koniecznością poniesienia dodatkowych kosztów. Ponadto dochodzi tu nie mniej istotny aspekt psychologiczny.
Stres wywołany koniecznością konfrontowania się w sądzie z wierzycielem, to mało przyjemna perspektywa, dlatego część zwlekających do tej pory z płatnościami dłużników poweźmie decyzję o uregulowaniu należności.
Przy okazji kontaktu z dłużnikiem w ramach przekazania mu przedsądowego wezwania do zapłaty, możesz spróbować na niego dodatkowo wpłynąć wskazując inne konsekwencje z jakimi będzie musiał się liczyć. Jedną z nich będzie poinformowanie o zamiarze umieszczeniu danych dłużnika w Biurze Informacji Kredytowej.
To perspektywa której wiele firm, wolałoby za wszelką cenę uniknąć w obawie przed konsekwencjami utraty przyszłych klientów, którzy będą weryfikować wiarygodność swoich kontrahentów. Nie mówiąc o innych utrudnieniach, jak ograniczenie dostępu do kredytów czy leasingu.
Kiedy należy wystosować przedsądowe wezwanie do zapłaty?
Przedsądowe wezwanie do zapłaty najlepiej wysłać dłużnikowi w chwili gdy wyczerpiemy wszelkie możliwości wpłynięcia na jego zachowanie odnośnie spłaty zobowiązania.
Nie istnieje żadna precyzyjna formuła definiująca ilość i formę w jakiej mają one nastąpić.
Jest to kwestia subiektywna, dlatego zawsze warto jest dokonać jak największej ilości prób skłonienia dłużnika do zmiany postępowania i przekazywać mu informacje w różnej formie:
– mail,
– list,
– SMS,
– rozmowa telefoniczna.
Powiązane artykuły, które mogą Cię zainteresować:
- Czy istnieje minimalna kwota windykacji?
- Ustawa o działalności windykacyjnej i zawodzie windykatora
- Windykacja a ogłoszenie upadłości kontrahenta: co warto wiedzieć?
Z czego składa się przedsądowe wezwanie do zapłaty?
Jak już wspomnieliśmy, treść przedsądowego wezwania do zapłaty ma umowną formę, ponieważ żadne przepisy nie określają elementów, z których powinno się ono składać. Poniżej znajdziesz jednak listę kluczowych informacji, które powinno się zawrzeć w takim dokumencie.
1. Dane wierzyciela, czyli Twoje dane jako strony żądającej zapłaty pieniędzy. Imię, nazwisko, nazwa firmy, forma prawna, dane teleadresowe, NIP.
2. Data i miejsce sporządzenia pisma.
3. Dane dłużnika: podobnie jak w punkcie pierwszym, koniecznie zawrzyj najważniejsze informacje dające możliwość zidentyfikowania strony do której kierowane jest pismo.
4. Zatytułuj pismo: PRZEDSĄDOWE WEZWANIE DO ZAPŁATY.
5. Stosunek prawny, z którego wynika obowiązek zapłaty. W przypadku kiedy kontrahent nie zapłaci za wykonaną usługę, podstawą będzie umowa. Dodatkowo można wskazać na inne dokumenty wygenerowane podczas współpracy takie jak np. faktura czy protokół odbioru.
6. Kwota zobowiązania: należy przekazać tę informację bez naliczania odsetek.
Jako osobną wartość należy uwzględnić odsetki wyliczając je adekwatnie do obowiązującej stawki ustawowej za opóźnienie.
7. Maksymalny terminu, w jakim ma zostać uregulowana płatność: np. 7 dni od dostarczenia przedsądowego wezwania do zapłaty.
8. Nazwa banku oraz rachunek bankowy, na który dłużnik powinien wpłacić dochodzoną przez nas należność.
9. Oczywiście jednym z najważniejszych elementów przedsądowego wezwania do zapłaty jest informacja o konsekwencjach, jakie spotkają dłużnika w przypadku, gdy nadal nie ureguluje swoich zobowiązań. Konsekwencją jaka grozi w tej sytuacji dłużnikowi, jest perspektywa skierowania sprawy do sądu i obciążenie go dodatkowymi kosztami postępowania sądowego.
10. Pismo należy podpisać i jeśli dysponujemy pieczątką firmową, to również jej użyć.
Jak wysłać przedsądowe wezwanie do zapłaty?
Jak już wspomnieliśmy, takie wezwanie może wysłać wierzyciel lub firma windykacyjna w jego imieniu. Co ciekawe, możemy się nim posłużyć nie tylko w stosunku do strony, która nie opłaciła faktury, ale także w innych sytuacjach, kiedy np. najemca nie opłacił czynszu.
W każdym z takich przypadków, skorzystanie z pomocy kancelarii windykacyjnej – takiej jak CashCollector – jako pośrednika, który przygotuje i wyśle takie wezwanie, jest o tyle istotne, że pokazuje dłużnikowi, że sprawa jest na tyle poważna, iż zostali zaangażowani specjaliści.
Natomiast wysyłając korespondencję z wezwaniem we własnym zakresie koniecznie skorzystaj z opcji wysyłki dokumentu listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Dzięki temu zyskasz pewność, że dokument dotrze do adresata, a dodatkowo zabezpieczysz się na wypadek sytuacji w której dłużnik będzie chciał tłumaczyć się rzekomym brakiem informacji na temat posiadanego zobowiązania.
W przypadku skierowania sprawy do sądu wymagana będzie informacja, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu. Zatem już na etapie formułowania pozwu (gdyby przedsądowe wezwanie do zapłaty nie przyniosło zamierzonego skutku), będziemy musieli wykazać, że podjęliśmy próby pozasądowego rozwiązania sporu.
Kiedy przedsądowe wezwanie do zapłaty jest nieważne?
Twoje wezwanie musi trafić pod właściwy adres, dlatego dokładnie sprawdź aktualne dane dłużnika. Wezwanie nie będzie oczywiście miało zastosowania jeśli w trakcie jego formułowania i wysyłania nastąpi spłata zobowiązania.
Jednak o nieważnym wezwaniu do zapłaty najczęściej mówimy w sytuacji, kiedy dług uległ przedawnieniu, a więc wierzyciel stracił możliwość na dochodzenie swoich roszczeń. Dlatego właśnie tak ważne jest, aby stale monitorować terminy płatności.
W tym kontekście warto przetestować aplikację Cash Collector i weryfikować zobowiązania swoich klientów. Zainstaluj naszą aplikację i w kilku szybkich krokach stwórz profil swojej firmy. Aplikacja jest intuicyjna, a jedyne czym musisz dysponować, to dane dotyczące nierzetelnych kontrahentów.
Korzystaj z Cash Collector w wygodny sposób na komputerze lub telefonie: za pomocą: aplikacji webowej, aplikacji w Google Play lub aplikacji w AppStore.
Przedsądowe wezwanie do zapłaty – wzór dokumentu
Dysponujesz już pełną wiedzą pozwalającą na przygotowanie i przekazanie dłużnikowi przedsądowego wezwania do zapłaty.
Poniżej znajdziesz wzór dokumentu z którego możesz skorzystać jeśli chcesz zaoszczędzić czas i podjąć błyskawiczne działania.
miejscowość …, dnia … roku
imię i nazwisko
nazwa firmy
dane teleadresowe
NIP
dane dłużnika (firmy lub osoby fizycznej)
PRZEDSĄDOWE WEZWANIE DO ZAPŁATY
Wzywam firmę/osobę … do uregulowania zobowiązania w kwocie … zł (słownie: … zł) w terminie … dni od daty otrzymania niniejszego wezwania, na konto …
Zaległość wynika z umowy zawartej w dniu … której przedmiotem było …, na podstawie której wystawiono fakturę …, opiewającą na kwotę …
Wyżej wymienioną kwotę należy powiększyć o wartość odsetek ustawowych, które na dzień sporządzenia niniejszego wezwania wynoszą … zł.
W razie braku otrzymania płatności w określonym terminie, sprawa zostanie skierowana na etap postępowania sądowego, a następnie egzekucyjnego.
……………….
podpis wierzyciela
Masz dłużnika? Skontaktujmy się i zleć nam windykację!