Co zrobić gdy dłużnik nie opłaca faktur?

Problemy z brakiem płatności za faktury przez kontrahenta to wyzwanie, które staje się codziennym elementem biznesowego pejzażu dla coraz większej ilości firm, zwłaszcza małych i średnich przedsiębiorstw.

Opóźnienie w płatnościach mogą wpłynąć na płynność finansową przedsiębiorstwa, dlatego należy traktować te sprawy priorytetowo, nawet jeśli nie należą one do najprzyjemniejszej części prowadzenia biznesu. Z drugiej strony prowadząc biznes z pewnością masz świadomość, że w tym obszarze potrzebne są wyważone działania, tak aby zbyt gwałtowną reakcją nie popsuć relacji z kontrahentem.

Dlatego można pokusić się o tezę, że największym wyzwaniem windykacji nie jest odzyskanie należności. Największym wyzwaniem windykacji, jest odzyskanie środków w taki sposób, by utrzymać dobre relacje z klientem. 

Po to właśnie powstał ten artykuł. Wprowadź nasze rady krok po kroku, a zdziwisz się, jak szybka i skuteczna może być windykacja!

 Co powinienem zrobić, gdy dłużnik nie opłaca faktury w terminie?

Nagłówek H3: 1. Po pierwsze, telefoniczna rozmowa z dłużnikiem.

Naszym zdaniem najlepszą metodą rozpoczęcia miękkiej windykacji, jest bezpośrednia rozmowa. Najszybszym sposobem przypomnienia o płatności i dowiedzenia się co jest powodem jej braku, jest wykonanie telefonu.

Istnieje szansa, że dłużnik przeoczył termin i przypomnienie mu o tym fakcie, będzie wystarczające by zakończyć sprawę. Jednak bardziej prawdopodobne jest to, że nasz kontrahent boryka się z własnymi problemami finansowymi, co w konsekwencji negatywnie przekłada się na jego płynność finansową. W każdym z tych przypadków, dobrze jest zamienić kilka słów, by wyczuć sytuację w jakiej znajduje się druga strona.

Pamiętaj, by odnotowywać sobie ilość i terminy telefonicznych kontaktów z dłużnikiem. Jest to istotne, ponieważ jeśli sprawa będzie miała się przeciągać, będziesz miał pełny oraz prowadzonego procesu windykacji. Jeśli przy okazji kolejnych kontaktów pojawią się rozbieżności odnośnie np. deklaracji daty spłaty należności, dobrze jest mieć pewność co do tego, na co umawialiśmy się z dłużnikiem.

Kolejnym dobrym nawykiem jest podsumowywanie każdej rozmowy telefonicznej w korespondencji mailowej. Wystarczy sparafrazować kilka najważniejszych ustaleń (zwłaszcza terminów i wartości) i wysłać je rozmówcy od razu po przeprowadzonej rozmowie.

 2. Pisemne przypomnienie o zaległości.

Kolejnym Twoim krokiem powinno być właśnie wysłanie pisemnego przypomnienia do dłużnika. Możesz odczekać chwilę nim skierujesz taką wiadomość do klienta, zwłaszcza jeśli nie chcesz wprowadzać do waszej biznesowej relacji zbędnego sformalizowania i istnieją wiarygodne przesłanki – wskazujące na to – że brak płatności to wynik nieintencjonalnego zaniedbania.

Z drugiej strony nie powinno się zwlekać z oficjalnym sygnalizowaniem swojego stanowiska dłużnikowi. Jest to istotne z punktu widzenia potencjalnego dochodzenia swoich praw w trybie windykacji sądowej, gdzie koniecznym jest udowodnienie przez wierzyciela, że dokonał wszelkich starań, by nakłonić dłużnika do opłacenia faktury, nim skierował sprawę na drogę postępowania sądowego.

Dlatego dopilnuj aby w wiadomościach przypominających o konieczności uiszczenia płatności nie zabrakło takich elementów jak:

– dane umowy której dotyczy płatność
– kopia faktury
– wskazanie nowego terminu płatności
– sposoby za pomocą których można się z Tobą skontaktować (adres korespondencyjny, mailowy, numer telefonu)

 Czy istnieje optymalny czas na wysłanie pierwszego przypomnienia o zaległości?

Teoretycznie i także praktycznie pierwsze przypomnienie o zaległości możesz wysłać pierwszego dnia po dacie z jaką upływa termin płatności faktury.

Zatem, jeśli na przykład Twój kontrahent miał 14 dni na opłacenie faktury i ostatni dzień tego okresu przypada na 31 stycznia, to możesz mu wysłać informację o zaległości już 1 lutego.

 Jak często powinienem wysyłać przypomnienia o zaległej płatności?

Jeśli pierwsze przypomnienie nie przyniesie efektu, to od Ciebie zależy kiedy wyślesz kolejne przypomnienie. Działaj w tym temacie z wyczuciem. Warto przyjąć zasadę, że wiadomości mających nakłonić dłużnika do uiszczenia zobowiązania nigdy nie jest za dużo.

Poza tym, nie warto zwlekać z przypomnieniem się dłużnikowi, iż w kwestii oczekiwania na jego płatność nic się nie zmieniło.

Powiązane artykuły, które mogą Cię zainteresować:

• Przedsądowe wezwanie do zapłaty: czym jest i jak je przygotować?
• Jakie są koszty windykacji i kiedy można obciążyć nimi dłużnika?
• Jak firma windykacyjna ściąga długi i jakie ma uprawnienia?

 Co zrobić gdy kontakt z dłużnikiem nie skutkuje?

Jeśli kontakt telefoniczny lub pisemny za pośrednictwem standardowych komunikatorów (SMS, mail) nie przyniesie efektu, przypomnij dłużnikowi o innych potencjalnych konsekwencjach, które go spotykają w przypadku braku reakcji.

Te działania to:

1. Zgłoszenie go do Krajowego Rejestru Dłużników,
2. Obciążenie dłużnika dodatkowym kosztem odsetek ustawowych za opóźnienie w płatnościach,
3. Obciążenie dodatkową zryczałtowaną kwotą 40 € na pokrycie kosztów odzyskiwania należności w przypadku, gdy dług nie przekracza 5 000 zł, która przysługuje Ci z racji zaistniałej sytuacji (bez względu na wielkość długu),
4. Uruchomienie windykacji z wykorzystaniem wyspecjalizowanej firmy,
5. Skierowanie windykacji do sądu.

Co robić, gdy klient nie płaci faktur i nie reaguje na przypomnienia?

Jeśli zrealizuje się najczarniejszy scenariusz, może się okazać, że mimo wszelkich starań wyrażających się w kontakcie (telefonicznym, mailowym, SMSowym czy nawet listowym), dłużnik nie opłaci faktury.

Warto wtedy skontaktować się z nim i jednoznacznie poinformować, że jesteśmy zmuszeni przekazać obsługę tej sprawy do wyspecjalizowanej firmy zajmującej się windykacją. Jest to ostatni argument jaki powinieneś przywołać przed tym zanim przeniesiesz sprawę na ten wyższy poziom.

Zobacz, jaka będzie reakcja rozmówcy. Jeśli takie postawienie sprawy zmusi go do pożądanej z Twojego punktu widzenia reakcji, zaproponuj np. 24-godzinne wstrzymanie się z działaniami, jeśli w tym czasie otrzymasz potwierdzenie całościowej lub częściowej spłaty zobowiązania.

Jeżeli mimo zapewnień nie otrzymasz bankowego potwierdzenia dyspozycji przelewu, śmiało możesz przejść do kolejnego etapu jakim jest skierowanie sprawy do wyspecjalizowanej w tym zakresie firmy takiej jak Cash Collector.

Masz faktury na opłacenie których wciąż czekasz? Zleć nam tę sprawę, a my odzyskamy dla Ciebie zaległe należności!.

 Czy warto od razu skierować sprawę do sądu?

Zanim zdecydujesz się na drogę sądową, warto rozważyć wszystkie możliwości polubownego rozwiązania sporu, gdyż proces sądowy może być czasochłonny i o wiele bardziej kosztowny niż tzw. windykacja miękka.

W Cash Collector wiemy, że problemy z kontrahentami – którzy nie opłacili faktury – mogą mieć różne odcienie. Dlatego stworzyliśmy dla przedsiębiorców liczne modele współpracy. W oparciu o nie angażujemy się w Wasze sprawy, by odzyskać 100% należności od nierzetelnych kontrahentów. 

Dlatego wychodząc naprzeciw potrzebom przedsiębiorców, wprowadziliśmy do oferty:

• Usługę windykacji pojedynczej faktury krajowej, w której rozliczamy się tylko za sukces, ( 6% netto płacisz dopiero po otrzymaniu środków na konto).
• Usługę windykacji pojedynczej faktury na terenie UE, w której również rozliczamy się tylko za sukces, (10% netto płacisz dopiero po otrzymaniu środków na konto).
• Jeśli masz więcej problematycznych faktur czy to krajowych czy zagranicznych to oferujemy atrakcyjny model abonamentowy z dostępem do naszej platformy,
• Jeśli masz problematyczną należność spoza UE – skontaktuj się z nami, a znajdziemy dla Ciebie indywidualne rozwiązanie,
• Platformę do monitorowania należności z atrakcyjnymi zniżkami na usługę windykacji

Dlaczego warto zaangażować firmę windykacyjną do odzyskania długu?

Windykacja to bardzo zniuansowany obszar biznesu, dlatego swoim klientom proponujemy zindywidualizowane rozwiązania skrojone na miarę ich aktualnych wyzwań. W Cash Collector mamy sposób na windykację również niewielkich kwot należności, gdzie dotychczas ich windykacji wydawała się nieopłacalna. 

Możesz poczytać o tym więcej w  naszych innych artykułach:

• Czy istnieje minimalna kwota windykacji?
• Dlaczego windykacja małych kwot jest tak trudna?

Jako Cash Collector angażujemy się tam, gdzie inni rezygnują.

Sprawdź szczegóły na naszej stronie https://cashcollector.eu lub  skontaktuj się pod numerem 502 123 142 i przedstaw szczegółowo swoją sprawę.  

Jak zapobiegać przyszłym problemom z niepłacącymi na czas dłużnikami?

Odpowiedź jest prosta. Zabezpiecz się przed nierzetelnym kontrahentem.

Każdemu działaniu naprawczemu – jakim jest proces windykacji – powinno towarzyszyć wprowadzenie procedur o charakterze profilaktycznym. Już na etapie doboru kontrahentów i zleceniodawców, warto dokonywać ich selekcji za pomocą oceny ich wiarygodności.

By zabezpieczyć własną płynność finansową, selekcjonuj klientów starając się unikać tych z niepewną reputacją finansową. Wiemy, że rzadko w biznesie można sobie pozwolić na taki luksus, ale z drugiej strony współpraca z nierzetelnymi firmami na pewno nie pomoże Twojemu biznesowi.

Istnieje kilka sposobów zbadania kondycji finansowej firmy.

Do jednej z łatwiejsz należy Krajowy Rejestr Sądowy, czyli powszechnie dostępna baza danych gromadząca informacje na temat spółek, spółdzielni, oddziałów przedsiębiorstw zagranicznych zlokalizowanych na terenie Polski, a nawet stowarzyszeń i fundacji.

Ponadto podczas negocjowania warunków umowy możesz zaproponować niestandardowe oprocentowanie odsetek naliczanych za opóźnienia w regulowaniu należności. Maksymalna wysokość tak ustalonych odsetek, nie może (w skali roku) przekraczać dwukrotności wysokości odsetek ustawowych, czyli 14%. Zaproponuj i zobacz jak zareaguje druga strona na taką propozycję.

Oczywiście, nawet wyjątkowa czujność w tym względzie nie zapewni Ci 100% pewności, co do terminowości kontrahenta. Dlatego aby stale monitorować płatności i szybko reagować na opóźnienia partnerów biznesowych, warto wprowadzić w swoim biznesie nawyk regularnego korzystania z aplikacji Cash Collector. Za jej pomocą zyskasz kontrolę nad przepływami finansowymi w swoim biznesie.