Skuteczna windykacja, czyli jak efektywnie ściągać należności?

Windykacji to jedno z narzędzi ochrony płynności finansowej dla przedsiębiorców i właścicieli firm. Ze względu na wielowymiarowy charakter zagadnienia, windykacja pozwala na przyjęcie różnych strategii działania i zastosowania wielu środków oddziaływania na dłużnika. Odpowiedni ich dobór pozwoli Ci na sprawne ściąganie należności od dłużnika. 

 

Jak przeprowadzić skuteczną windykacja i ściągać należności od dłużnika?

 

W tym artykule prześledzimy wszystkie etapy windykacji, począwszy od kontaktu telefonicznego z dłużnikiem, a kończąc na zajęciu komorniczym. 

 

Znając szczegółowo cały proces, będziesz wiedzieć w którym dokładnie miejscu swojej aktywności windykacyjnej się znajdujesz (jeśli już podejmujesz próby wyegzekwowania płatności od kontrahentów) i jakie powinny być Twoje kolejne kroki. 

Oto pełny poradnik skupiający najlepsze windykacyjne praktyki jakie warto zastosować we własnym zakresie, przy pomocy firmy windykacyjnej takiej jak Cash Collector, a także w ramach windykacji sądowej, a następnie komorniczej. 

Każda z tych ścieżek ma swoje plusy i minusy, różniące się stopniem sformalizowania, poziomem poniesionych kosztów i szybkością uzyskanych efektów. Poznaj je wszystkie, a dobierzesz odpowiednie środki do kalibru problematyki z jaką się aktualnie mierzysz.

 

Jaka jest minimalna kwota windykacji?

Jedno z pierwszych pytań jakie nasuwają się kiedy chcemy rozpocząć działania windykacji brzmi: Czy istnieje minimalna kwota windykacji? 

To niezwykle zasadne pytanie zwłaszcza kiedy borykasz się z licznymi nieuregulowanymi płatnościami opiewającymi na niewielkie kwoty.

W Polsce nie istnieje minimalna kwota windykacji. Oznacza to, że nawet brak opłacenie należności w niewielkiej kwocie, może prowadzić do uruchomienia działań windykacyjnych.

 

Ile kosztuje skuteczna windykacja należności?

Nawet jeśli nie istnieją formalne przeciwwskazania do tego by podjąć działania windykacyjne, warto oszacować czy potencjalna korzyść z odzyskanych należności będzie przewyższać sumę kosztów jakie poniesiemy na odzyskanie należności.

Z oczywistych względów nie ma sensu za wszelką cenę kontynuować działań tylko po to, by uzyskać jedynie satysfakcję z odzyskanego długu. 

Na samym starcie ciężko to oszacować, ponieważ nie możemy mieć pewności jak długo potrwa ściąganie należności od dłużnika, a tym samym ile czasu i finansów, będzie należało na to przeznaczyć. 

Oczywiście znając cały przebieg procesu windykacyjnego możemy przynajmniej wyznaczyć sobie do jakiego momentu będziemy kontynuować swoje działania.

Zobacz od czego zależy opłacalność windykacji małych sum:
https://cashcollector.eu/blog/dlaczego-windykacja-malych-kwot-jest-tak-trudna/

 

Kiedy można zacząć proces windykacji?

Proces windykacji można zacząć realizować następnego dnia po dacie z jaką miała zostać uiszczona płatność za fakturę. 

 

Bez względu na to czy spróbujesz prowadzić działania windykacyjne we własnym zakresie, czy skłaniasz się, aby zaangażować do tego zewnętrzną firmy, zacznij działać od razu. 

 

Jakie kroki warto podjąć, aby skutecznie odzyskać dług?

 

Aby odzyskać dług możliwe jest skorzystanie z trzech strategii windykacji:
– Windykacja polubowna (tzw. windykacja miękka)

– Windykacja sądowa (tzw. windykacja twarda)

– Egzekucja komornicza

 

Windykacja polubowna (miękka)

Należy po nią sięgnąć w pierwszej kolejności, nawet nie dlatego, że pozornie nie wymaga większych nakładów i możemy ja prowadzić we własnym zakresie. 

 

Jej pierwszeństwo w całym procesie windykacji zostało określone przepisami prawa, ponieważ jako wierzyciel (czyli osoba mogąca żądać spełnienia świadczenia od dłużnika) musimy wykazać, że podjąłeś próbę polubownego rozwiązania sporu – zanim skierujemy sprawę do sądu. Spełnia ten wymóg wysłanie wezwania do zapłaty do dłużnika.

 

Jako przedsiębiorca zapewne możesz być tym zdziwiony. Przecież posiadasz umowę i dowody, że jej przedmiot został zrealizowany, więc sprawa powinna być oczywista w kontekście braku płatności za wykonaną pracę. 

 

Niestety ustawodawca chcąc się zabezpieczyć przed nadmiarem pochopnie wszczynanych postępowań sądowych, stworzył regulacje wymagającą wskazania, że podjąłeś próbę polubownego rozwiązania sporu. 

 

W skrajnych przypadkach oraz podjęciu obrony przez dłużnika na etapie sądowym, Sąd może stwierdzić, że nie należy Ci się zwrot poniesionych kosztów sądowych od strony przeciwnej.

Jakie są etapy windykacji polubownej?

 

Nie istnieje żadna dokładna instrukcja jak powinien przebiegać kontakt z dłużnikiem. Na szczęście, istnieje sprawdzony katalog czynności, które zwiększą szansę na odzyskanie długu lub będą stanowić podstawę do rozpoczęcia windykacji sądowej. Wszystkie one sprowadzają się do informowania dłużnika o konieczności opłacenia faktury.

 

Działania informujące dłużnika:

 

1. Bezpośredni kontakt telefoniczny.

 

Najszybszym sposobem przypomnienia o płatności i dowiedzenia się co jest powodem jej braku, jest wykonanie telefonu. Przy okazji rozmowy, może się okazać, że brak płatności jest wynikiem przeoczenia lub klient wyjątkowo potrzebuje więcej czasu na rozliczenie się z umowy.

Warto dokumentować dowody telefonicznych kontaktów z dłużnikiem, ponieważ jeśli sprawa będzie miała zakończyć się postępowaniem sądowym, przyda Ci się materiał dowodowy. 

 

Poza tym dłużnicy mają skłonność do konfabulowania, a w niektórych przypadkach wypierania się wcześniej złożonych deklaracji, zatem warto mieć pewność co do całego przebiegu negocjacji.

 

2. Korespondencja przypominająca o zaległości.

 

Następnym działaniem będzie wysłanie dłużnikowi pisemnego przypomnienia. Najlepiej równolegle użyć kilku kanałów (list polecony, mail, SMS).

 

Taka wiadomość powinna zawierać:

– dane umowy której dotyczy płatność

– kopię faktury
– nr rachunku bankowego do wpłaty

– wskazanie nowego lub ostatecznego terminu płatności

– sposoby za pomocą których można się z Tobą skontaktować (adres korespondencyjny, mailowy, numer telefonu)

– opcjonalnie: konsekwencje w przypadku niezastosowania się do naszych oczekiwań

 

Im więcej tego typu akcji wykonasz tym lepiej, także w kontekście wymogów windykacji sądowej o której już wspomnieliśmy, 

 

3. Przedsądowe wezwania do zapłaty.

 

Jeśli te działania nie przyniosą rezultatów, ostatnim działaniem jakie powinieneś wykonać jest skierowanie do dłużnika przedsądowego wezwania do zapłaty.

 

Ten dokument nie ma konkretnego wzoru (szablonu), jednak musi zawierać szereg precyzyjnych informacji, aby spełnił swoja funkcję.

 

Działania podjęte na etapie windykacji polubownej mają na celu poinformowanie dłużnika o powstałym zadłużeniu i nakłonienie go do jego spłaty.

 

Tym co mocno działa na wyobraźnię dłużników, przyspieszając cały proces jest zaangażowanie zewnętrznej firmy windykacyjnej. To jednoznaczny sygnał, iż jesteś zdeterminowani, by odzyskać należności.

 

Windykacja sądowa

 

Windykacja sądowa to tzw. windykacja twarda. Stosuje się ją po tym jak próby skłonienia dłużnika do zapłacenia zobowiązanie nie przyniosły efektu. 

 

Następuje zawsze po windykacji miękkiej i w toku postępowania sądowego, będzie należało wykazać, że wykorzystało się wszystkie dostępne sposoby odzyskania należności, a jedyną możliwością pozostaje droga sądowa.

Rodzaje postępowań sądowych

W przypadku windykacji sądowej, wyróżniamy kilka rodzajów postępowań, które różnią się trybem, wymaganiami formalnymi i szybkością procedowania.

1. Postępowanie upominawcze – powszechne w przypadku spraw, które nie budzą wątpliwości. Kiedy roszczenie jest uprawdopodobnione (chodzi np. o fakturę, umowę), sąd wydaje nakaz zapłaty.

2. Elektroniczne postępowanie upominawcze (EPU) – cechujące się wygodą, ponieważ cały proces zgłoszenia realizowany jest online przez e-sąd (Sąd Rejonowy Lublin-Zachód). Służy do tego strona: https://www.e-sad.gov.pl 

3. Postępowanie nakazowe – jest obarczone koniecznością zrealizowania większej ilości formalności. Jako wierzyciel będziesz musiał dostarczyć dowody uznania długu przez dłużnika (np. weksel, faktura z potwierdzeniem odbioru, uznanie długu).
   
   4. Postępowanie procesowe (zwykłe) – odpowiednie dla spornych spraw w których dowody nie są jednoznaczne. Po złożeniu pozwu przez wierzyciela, sąd wyznacza terminy rozpraw podczas których przesłuchuje strony i świadków. Jest do najbardziej czasochłonna droga odzyskiwania nieopłaconych faktur.
4. Postępowanie uproszczone – dotyczy spraw toczących się o kwoty nieprzekraczające 20 000 zł. 

Windykacja komornicza

 

Windykacja komornicza stanowi ostatni etap całego procesu. Komornik dysponując specjalnymi uprawnieniami, może zająć majątek dłużnika, jednak nie stanie się to automatycznie. Aby nadać dalszy bieg sprawie potrzebne będzie Twoje – lub reprezentującej Cię firmie windykacyjnej – zaangażowanie.

Oto etapy postępowania windykacyjnego:

1. Uzyskanie klauzuli wykonalności – kiedy wydany przez nakaz zapłaty stanie się prawomocny, możemy zainicjować wszczęcie postępowania klauzulowego, w wyniku którego otrzymamy tytuł egzekucyjny (z klauzulą wykonalności).

 

2. Tytuł wykonawczy – mając tytuł wykonawczy przechodzimy do wszczęcia postępowania egzekucyjnego. 

 

3. Przekazanie sprawy komornikowi – egzekucja komornicza nie jest uruchamiana automatycznie. Celem jej przeprowadzenia należy złożyć do komornika wniosek o wszczęcie egzekucji.

 

4. Wszczęcie egzekucji przez komornika – komornik wszczyna postępowanie. Zawiadamia o tym dłużnika, wysyłając zawiadomienie o wszczęciu egzekucji oraz wezwanie do zapłaty. 

 

5. Czynności egzekucyjne – w ich trakcie komornik podejmuje działania w celu zaspokojenia roszczeń, zajmując np. rachunki bankowe, wynagrodzenie, ruchomości i nieruchomości.

 

6. Zaspokojenie wierzyciela – środki odzyskane w toku egzekucji, komornik przekazuje wierzycielowi, potrącając poniesione koszty egzekucyjne. Dlatego decydując się na skorzystanie z postępowania sądowego i egzekucji komorniczej należy ocenić czy sam proces egzekucji nie pochłonie znacznej części odzyskanych należności. 

 

Jakie zatem są rodzaje i koszty egzekucji komorniczej?

 

Postępowanie komornicze to proces generujący różnego rodzaju koszty, m.in.:

– opłatę egzekucyjną określoną jako procent od wyegzekwowanej od dłużnika kwoty,

– koszty korespondencji,

– koszty uzyskania informacji z CEIDG, CEPIK, ZUS, US,

– wejście do lokalu dłużnika (z asystą Policji, ślusarzem),

– koszty biegłych.

 

Ile kosztuje skuteczna windykacja należności?

Jak widzisz postępowanie komornicze może wygenerować trudne do przewidzenia koszty. 

 

Zwłaszcza w przypadku windykacji małych kwot optymalnym rozwiązaniem jest zakończenie sprawy na etapie windykacji polubownej (miękkiej), w czym jako Cash Collector się specjalizujemy.

 

Jakie narzędzia wspierają skuteczną windykację?

Stworzyliśmy dla przedsiębiorców liczne modele współpracy pozwalające na skuteczne odzyskiwanie długów. W oparciu o nie angażujemy się w Wasze sprawy, by odzyskać 100% należności od nierzetelnych kontrahentów. 

 

Wychodząc naprzeciw Waszym przedsiębiorców, mamy w ofercie:

 

– Usługę windykacji pojedynczej faktury krajowej, w której rozliczamy się tylko za sukces, ( 6% netto płacisz dopiero po otrzymaniu środków na konto),

 

– Usługę windykacji pojedynczej faktury na terenie UE, w której również rozliczamy się tylko za sukces, (10% netto płacisz dopiero po otrzymaniu środków na konto),

– Model abonamentowy, w którym jest pełna windykacja krajowa – łącznie z postępowaniem sądowym – oraz 30% zniżki na prowizję od windykacji międzynarodowej (7% zamiast 10%).

 

Jeżeli masz problematyczne należność w większej ilości lub z krajów spoza UE – skontaktuj się z nami, a znajdziemy dla Ciebie indywidualne rozwiązanie.

 

Odzyskaj swoje faktury dzięki Cash Collector!

 

Jeśli zastanawiasz się na ile opłacalne jest działanie względem dłużnika, najlepiej skontaktuj się z nami i przedstaw swoją sprawę. Rzetelnie doradzimy, a Ty zyskasz wiedzę odnośnie możliwych do zastosowania strategii działania.

Chcesz skutecznie ściągnąć należności od dłużnika? Skorzystaj z Cash Collector!

Zadzwoń pod nr 502 123 142 lub wyślij zapytanie na biuro@cashcollector.eu